Gizlilik Politikası

1. Giriş ve Veri Sorumlusu

Ofivara, Eskişehir merkezli butik bir ofis iç mimari stüdyosudur. 2018 yılında bir mimar ve bir mekan sosyoloğu tarafından kurulan stüdyo, sekiz ile seksen kişi arasında çalışan tasarım odaklı şirketler, yaratıcı ajanslar, aile şirketleri ve büyüyen teknoloji girişimleri için uçtan uca ofis iç mimari hizmeti sunmaktadır. Hizmetlerimiz keşif atölyelerinden mekan planlamaya, mobilya ve aydınlatma küratörlüğünden şantiye süpervizyonuna ve doksan günlük kullanım sonrası değerlendirmeye kadar uzanmaktadır.

İşbu Gizlilik Politikası, ofivara.space web sitesi üzerinden ve stüdyo süreçlerimiz boyunca ziyaretçilerimizden, brif sahiplerinden ve müşterilerimizden topladığımız kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiğini, kimlerle paylaşıldığını, hangi sürelerde saklandığını ve ilgili kişilerin haklarını ne şekilde kullanabileceğini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. Politika, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hükümlerine uygun olarak düzenlenmiş olup, veri sorumlusu sıfatıyla Ofivara stüdyosunun yükümlülüklerini ortaya koymaktadır.

Site üzerinden iletişime geçtiğinizde, brif gönderdiğinizde veya yalnızca sayfaları ziyaret ettiğinizde bu politikanın hükümleri yürürlüktedir. Kişisel verilerinize ilişkin her türlü soru ve talebinizi iletisim@ofivara.space adresine iletebilirsiniz.

2. Toplanan Kişisel Veriler

Ofivara olarak, yalnızca size hizmet sunabilmek ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek için gereken kişisel verileri topluyoruz. Site üzerindeki brif formu, e-posta yazışmaları, telefon görüşmeleri ve keşif atölyeleri sırasında aşağıdaki veri kategorileri işlenebilmektedir:

• Kimlik bilgileri: Brif formunda ya da yazışmalarda paylaşılan ad ve soyad bilgisi. Bu bilgi, size kişisel olarak hitap edebilmek ve sözleşme öncesi süreci yürütebilmek amacıyla istenir.
• İletişim bilgileri: E-posta adresi, telefon numarası ve şirket adresi. Bu veriler, brif yanıtlarımızın iletilmesi, keşif görüşmesi randevularının teyit edilmesi ve sözleşme dokümanlarının paylaşılması için kullanılır.
• Şirket ve proje bilgileri: Şirket adı, çalışan sayısı, mevcut veya planlanan ofis metrekaresi, sektör, projenin başlangıç tarihi tercihleri ve bütçe aralığı. Bu bilgiler doğru bir konsept rotası ve gerçekçi bir fiyat çerçevesi sunabilmemiz için zorunludur.
• Brif ve proje notları: Çalışma kültürünüze, mevcut sorunlara, beklediğiniz atmosfere ve özel taleplerinize ilişkin tarafınızdan iletilen tüm yazılı veya sözlü açıklamalar. Bu içerikler tasarım kararlarımıza yön verir ve yalnızca proje ekibi tarafından görüntülenir.
• Teknik bilgiler: IP adresi, tarayıcı türü, işletim sistemi, ziyaret tarihi-saati, ziyaret edilen sayfalar ve referans veren site. Bu bilgiler güvenlik ve teknik istikrarın sağlanması amacıyla sunucu loglarında kısa süreyle tutulur.
• Çerez verileri: Yalnızca zorunlu nitelikteki çerezler kullanılır. Detaylar için Çerez Politikası sayfasını inceleyebilirsiniz.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel verileriniz, aşağıda sıralanan amaçlarla, ölçülü, sınırlı ve şeffaf bir biçimde işlenmektedir:

• Brif değerlendirmesi ve ücretsiz kırk dakikalık keşif görüşmesinin planlanması.
• Üç konsept rotasının hazırlanması, mobilya ve aydınlatma seçim listelerinin oluşturulması ve uygulama dosyalarının kurgulanması.
• Sözleşmenin müzakere edilmesi, fiyat tablosunun paylaşılması ve sözleşme yürürlüğünün sağlanması.
• Şantiye süpervizyonu sırasında haftalık rapor, fotoğraf akışı ve günlük takip e-postalarının iletilmesi.
• Teslim sonrası doksan günlük değerlendirme görüşmelerinin organize edilmesi ve kullanım kılavuzunun paylaşılması.
• Vergi mevzuatı, ticaret hukuku ve diğer yasal yükümlülükler kapsamında belge düzenlenmesi ve saklanması.
• Stüdyo web sitesinin güvenliğinin sağlanması, kötü niyetli erişim ve form istismarının önlenmesi.
• İstek dahilinde, gelecekte yapılacak proje sergilemelerinde ya da referans çalışmalarda kullanılmak üzere içerik üretimi (yalnızca açık rızanız doğrultusunda).

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK Madde 5 çerçevesinde aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• KVKK Madde 5/2(c) — Sözleşmenin kurulması veya ifası: Brif değerlendirmesi, fiyat teklifi, sözleşmenin müzakeresi ve proje yürütümü gibi süreçlerde kişisel verilerin işlenmesi sözleşmenin kurulması için zorunludur.
• KVKK Madde 5/2(ç) — Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü: Türk Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında fatura, sözleşme ve resmi kayıt tutma yükümlülüklerimiz için veriler işlenir.
• KVKK Madde 5/2(f) — Meşru menfaat: Site güvenliğinin korunması, kötü niyetli form gönderimlerinin önlenmesi ve hizmet kalitemizin artırılması amaçlarıyla orantılı şekilde veri işlenir. Bu işleme sizin temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermez.
• KVKK Madde 5/2(a) — Kanunlarda açıkça öngörülmesi: Belirli mali ve idari kayıtların tutulmasının yasalarca emredildiği hallerde veriler bu çerçevede işlenir.
• KVKK Madde 5/1 — Açık rıza: Tamamlanan projelerin fotoğraflarının portföye eklenmesi, yazılı referans kullanımı veya pazarlama amaçlı bilgilendirme iletileri için yalnızca açık rızanız alınarak işleme yapılır. Rızanızı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Ofivara kişisel verilerinizi hiçbir koşulda satmaz, kiralamaz veya ticari amaçla üçüncü taraflara devretmez. Verileriniz, yalnızca aşağıda belirtilen sınırlı kapsamda ve KVKK Madde 8 ile Madde 9'da belirtilen şartlar çerçevesinde aktarılabilir:

• Sunucu ve hosting sağlayıcımız: Site verileri, KVKK uyumlu güvenlik standartlarına sahip bir altyapı hizmet sağlayıcısının sunucularında barındırılır.
• E-posta hizmet sağlayıcımız: Brif yanıtları ve proje yazışmaları için kullandığımız profesyonel e-posta altyapısı.
• Mali müşavir ve muhasebe büromuz: Yalnızca fatura ve sözleşme süreci için zorunlu kimlik ve iletişim bilgileri paylaşılır.
• Tedarikçi ve üretici ortaklarımız: Mobilya teslimatı, aydınlatma kurulumu veya özel üretim gerektiren işler sırasında yalnızca iletişim adresi ve gerekli teslim bilgileri ilgili tedarikçiyle paylaşılır.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Yasal bir talep, mahkeme kararı veya idari soruşturma kapsamında resmi merciler tarafından talep edilmesi halinde mevzuatın gerektirdiği bilgiler paylaşılır.

Yurt dışına veri aktarımı kural olarak yapılmamaktadır. Hosting veya e-posta sağlayıcısının teknik altyapısının yurt dışında olduğu durumlarda aktarım, KVKK Madde 9'da öngörülen koşullara uygun şekilde ve gerekli güvenlik tedbirleri alınarak gerçekleştirilir.

6. Kişisel Verilerin Saklanması ve Güvenliği

Verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zorunlu saklama süreleri kapsamında muhafaza edilir. Saklama süreleri sona erdiğinde veriler, periyodik imha politikamız çerçevesinde silinir veya anonim hale getirilir.

• Brif formundan iletilen veriler, projeye dönüşmediği takdirde en fazla iki yıl saklanır; bu süre sonunda silinir.
• Sözleşme imzalanan müşterilerin verileri, sözleşmenin sona ermesinden sonra Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu gereği on yıl süreyle saklanır.
• Sunucu logları en fazla doksan gün süreyle tutulur ve sonrasında otomatik olarak silinir.
• Çerez verilerinin saklama süreleri Çerez Politikası'nda ayrıntılı olarak belirtilmiştir.

Verilerin korunması için SSL/TLS şifrelemesi, güvenlik duvarı, sınırlı erişim yetkilendirmesi, çift faktörlü kimlik doğrulama, düzenli yedekleme ve personel için gizlilik taahhütnamesi gibi teknik ve idari tedbirler uygulanmaktadır. Veri güvenliği ihlali yaşanması halinde ilgili kişilere ve KVKK'da öngörülen sürelerde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildirim yapılır.

7. Veri Sahibinin Hakları

KVKK Madde 11 kapsamında kişisel veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.
• KVKK Madde 7 çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini talep etme.
• Düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme.
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklarınızı kullanmak için iletisim@ofivara.space adresine yazılı başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurularınız, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlem ayrıca bir maliyet gerektiriyorsa, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

8. Çerezler

Web sitemiz, kullanıcı tercihlerinizin hatırlanması ve site güvenliğinin sağlanması amacıyla yalnızca zorunlu nitelikte çerezler kullanmaktadır. Halihazırda analitik veya pazarlama amaçlı çerez kullanılmamaktadır. Çerezler hakkında ayrıntılı bilgiyi ve tercihlerinizi yönetmenin yollarını Çerez Politikası sayfamızda bulabilirsiniz. Site üzerindeki çerez tercih penceresinden istediğiniz zaman tercihinizi değiştirebilirsiniz.

9. Politika Değişiklikleri

Ofivara, işbu Gizlilik Politikası'nı mevzuat değişikliklerine, hizmetlerimizin kapsamındaki güncellemelere ve teknik gerekliliklere bağlı olarak güncelleme hakkını saklı tutar. Güncel sürüm, daima bu sayfada yayımlanır ve sayfanın üst kısmında "Son güncelleme" tarihiyle birlikte gösterilir. Esaslı değişiklikler söz konusu olduğunda, projesi devam eden müşterilerimize ayrıca e-posta yoluyla bilgilendirme yapılır. Site kullanımını sürdürmeniz, güncellenmiş politikayı kabul ettiğiniz anlamına gelir.

10. İletişim

Kişisel verilerinizle ilgili her türlü soru, talep ve şikayetinizi aşağıdaki kanaldan bize iletebilirsiniz:

Görüşleriniz ve sorularınız, stüdyomuzun çalışma şeklini daha şeffaf kılmamıza katkı sağlamaktadır. Mesajlarınıza hafta içi aynı gün dönüş yapmaya özen gösteriyoruz.